Brzopotezno prilagođavanje organizatora
Izloženi nepovoljnim okolnostima na koje nisu mogli da utiču niti da ih predvide, organizatori su brzo reagovali i pribegli jedinom dostupnom rešenju – kreiranju onlajn događaja na sopstvenim ili – češće – posebnim sajtovima, napravljenim namenski za potrebe konkretnog dešavanja, uz opciono korišćenje posebnih onlajn platformi za te namene.
Iskustvo koje smo stekli u proteklom periodu govori nam u prilog tome da ovaj format događaja (uz hibridni format – kombinacija živog i virtuelnog) ne posustaje ni u aktuelnom periodu jenjavanja koronavirusa i da je za kratak period prepoznat kao moćno, efikasno, a finansijski izuzetno pristupačno sredstvo u službi marketinga.
Onlajn događaji – stara i nova polja primene
Događaji koji se odvijaju i na kojima se u potpunosti učestvuje putem interneta nisu posebna novina. Pre pandemije, oni su imali prilično jasno definisanu poziciju unutar event industrije, gde su bili intenzivnije zastupljeni u niši internih/nekomercijalnih, tematski vrlo uskih i onih događaja sa ograničenim brojem učesnika. Neka od tipičnih polja primene bila su:
- Interni korporativni treninzi i obuke.
- Edukacije komercijalne prirode.
- Poslovne konsultacije i sastanci.
- Tim-bilding aktivnosti unutar razuđenih organizacija.
Prezentacije partnerima ili klijentima.
Naravno, jedan deo navedenih funkcija mogu da zadovolje i razni telekonferencijski softverski alati kakvi su MS Teams, Skype ili Zoom.
Međutim, vrlo brzo je uočeno da je za uspešnu organizaciju iole složenijeg onlajn događaja sa većim brojem učesnika neophodno postaviti ga na sajt koji je u vlasništvu organizatora.
Hostovanjem događaja na veb-sajtu mogu se ukloniti sva potencijalna tehnička, marketinška i logistička ograničenja pri njegovoj organizaciji. Za to je neophodna koordinacija među osobama neposredno zaduženim za organizaciju i promociju skupa i osobama zaduženim za tehničke aspekte realizacije. Tokom rada, svako od njih je odgovoran za soptveni skup zadataka i odgovoran za ukupan uspeh događaja.
Definisanje koncepta
Definisanje koncepta onlajn događaja ne razlikuje se posebno od pripreme dešavanja uživo. Neka od osnovnih i ključnih pitanja su:
- Koga želimo da vidimo među učesnicima (predavačima, panelistima, publikom, sponzorima)?
- Kakav efekat želimo da postignemo događajem?
- Kakvo iskustvo želimo da stvorimo kod učesnika, naročito publike?
- Kakve koristi će publika imati ukoliko bude prisustvovala?
- Zašto se opredeljujemo za onlajn format?
- Da li onlajn formatom zamenjujemo, dopunjujemo nešto što smo već organizovali kao živi događaj ili kreiramo novi?
Pre definisanja samog programa – agende dešavanja – trebalo bi da odlučite da li će on biti isključivo onlajn ili u hibridnoj formi.
Hibridna forma označava svojstvo konferencije, ili drugog oblika događanja, da joj određeni učesnici mogu prisustvovati i neposredno (uživo).
Program čine konkretni sadržaji
Glavna vodilja pri izradi programa su očekivanja publike. Ona mahom želi da čuje nešto novo, inspirativno i da komunicira s drugim učesnicima o temama koje su im interesantne i korisne. Obezeđivanje zanimljivosti i konkretne koristi predstavlja dodatnu vrednost od koje neposredno zavisi uspeh događaja.
Najveći neprijatelj organizacije jeste dosada. Stoga sadržaj mora biti relevantan, primamljiv i mora stimulisati aktivnost. Prezentacije treba da budu kratke, efektne i kreativne, što se uz odabir tema postiže pravilnim izborom govornika.
Vremenski raspon pažnje publike na onlajn konferencijama je kraći nego na živim. Pored toga, živi događaji nude određene kvalitete koji učesnike motivišu da „izdrže” do kraja predavanja, čak i ako im je ono u određenoj meri nezanimljivo, poput druženja „na marginama” tokom pauza za kafu ili ručak, ili slobodnih aktivnosti posle zvaničnog dela programa.
„Lajv” prisustvo podrazumeva i investiciju – novca, putovanja i vremena, a gosti su po pravilu udaljeni od svog radnog mesta i doma, tako da su tu gde jesu i ne isplati im se da napuste događaj pre vremena.
Tehnike održavanja pažnje su različite, a eksperimentisanje je po pravilu dobrodošlo. Dramaturški vrhunci mogu se smenjivati na 15-ak minuta, bilo izmenama formata komunikacije (moderator koji stoji i koga slede panelisti koji sede), bilo promenama vizuelnog okruženja unutar kojeg se program odvija.
Prednost onlajn događaja je i mogućnost emitovanja sadržaja koji su prethodno snimljeni. Uz adekvatna tehnička rešenja, čak i ono što se ne emituje uživo može obezbediti punu interaktivnost s publikom u realnom vremenu.
Interaktivnost kao imperativ uspeha
Uspeh digitalnog događaja nalazi se u interaktivnosti. Ukoliko uspete da motivišete učesnike da postavljaju pitanja i učestvuju u diskusiji, kreiraćete kod njih iskustvo koje će, potom, prenositi drugima. Neke od preporuka za obezbeđivanje aktivnog učešća gostiju su:
- Odredite tačan početak konferencije (ili drugog događaja).
- Na vreme definišite i objavite agendu, raspored i satnicu.
- Satnica neka bude fiksirana i linearna.
Ovi elementi doprinose strahu od propuštanja nečeg bitnog (eng. FOMO – Fear of Missing Out) i stvaraju osećaj povezanosti među ljudima i ekskluzivnosti što imaju jedinstenu priliku da učestvuju.
Često korišćeni formati za pospešivanje interakcije onlajn događaja su:
- Specijalizovane sesije (eng. breakout session) – kraće dešavanje unutar većeg događaja koje okuplja samo deo ukupne publike, a koja vodi diskusiju na određenu, užu temu (u slučaju onlajn događaja, putem audio ili video uključenja ili tekstualnog četa).
- Ankete, komentari i polemike uživo – preko odgovarajućih platformi (Confiva, na primer), učesnici mogu glasati o nekoj temi, postavljati pitanja govorniku ili davati komentare koji mogu biti vidljivi drugima.
- Postavljanje sekcije na sajtu na kojoj se prikazuju relevantni komentari s društvenih mreža, za vreme i nakon završetka događaja (eng. social wall).
Ne zaboravite: ne postoje posebni tehnički zahtevi koji bi ograničavali broj virtuelnih učesnika u onlajn događaju.
Dobri alati i profesionalci iz oblasti digitalne video-produkcije mogu savršeno da ukomponuju prethodno snimljene sadržaje s prenošenjem dešavanja uživo, stvarajući dinamičnost i zanimljivost događaja, ujedno obezbeđujući željenu masovnost.
Poseban veb-sajt i izbor domena
Veb-sajt je optimalno mesto na kojem se vaš onlajn događaj dešava. I baš kao što događaj uživo nije naročito uputno priređivati u prostorijama firme, tako ne bi trebalo ni virtuelni postaviti na matični kompanijski sajt.
Za događaj je preporučljivo podići poseban sajt koji bi služio kao nezavisna platforma, s potencijalom i podrškom za kontinuitet (za periodične događaje).
S tehničkog aspekta, takav sajt se može kodirati od nule, a mogu se primeniti i dodaci (plaginovi) za WordPress ili neku drugu CMS platformu.
Komercijalna promocija sajta/događaja počinje od izbora i registracije naziva domena.
Trebalo bi da sam naziv bude jednostavan, lak za pamćenje i nalaženje putem pretraživača i da izražava jasnu vezu s nazivom i prirodom dešavanja. Pri odabiru domenske ekstenzije treba se voditi lokacijom ciljne publike. Bilo da je ona međunarodnog ili domaćeg karaktera, trebalo bi da vam, po pravilu, srpska domenska ekstenzija .rs bude prvi izbor. Štaviše, lokalizacija sajta i onoga što se održava na njemu mogu biti upotrebljeni kao posebno marketinško sredstvo.
Specijalizovane online event platforme i uloga matičnog sajta
Postoji i opcija zakupa i korišćenja specjalizovanih online event platformi. U slučaju da imate izdašan budžet, pri izboru takve platforme trebalo bi da se vodite odgovorima na pitanja:
- Da li platforma korisnicima nudi prilagođavanje – personalizaciju?
- Da li pruža kvalitetne opcije za registraciju učesnika, prenos uživo (striming), interaktivne alate (pomenute u ovom članku), arhivu s fajlovima i materijalima kojoj se može naknadno pristupati?
- Da li je platforma u klaudu i da li obezbeđuje kvalitetno hostovanje i integraciju svih elemenata onlajn događaja?
Na samom kompanijskom sajtu bi ipak trebalo objaviti i redovno ažurirati informacije o konferenciji, s adekvatnim pozivom na akciju (CTA) koji bi naveo posetioce da se prijave (i plate kotizaciju ako je predviđena).
Praćenjem smernica za kvalitetnu organizaciju, vaš digitalni događaj može biti pun pogodak za promociju kompanije, brenda ili proizvoda/usluga. Masovnim prelaskom ljudi i privrede na digitalno poslovanje, ova marketinška alatka – nekada dostupna samo velikima – sada može biti uvrštena u arsenal promotivnih aktivnosti svakog privrednog subjekta.
