Брзопотезно прилагођавање организатора
Изложени неповољним околностима на које нису могли да утичу нити да их предвиде, организатори су брзо реаговали и прибегли једином доступном решењу – креирању онлајн догађаја на сопственим или – чешће – посебним сајтовима, направљеним наменски за потребе конкретног дешавања, уз опционо коришћење посебних онлајн платформи за те намене.
Искуство које смо стекли у протеклом периоду говори нам у прилог томе да овај формат догађаја (уз хибридни формат – комбинација живог и виртуелног) не посустаје ни у актуелном периоду јењавања коронавируса и да је за кратак период препознат као моћно, ефикасно, а финансијски изузетно приступачно средство у служби маркетинга.
Онлајн догађаји – стара и нова поља примене
Догађаји који се одвијају и на којима се у потпуности учествује путем интернета нису посебна новина. Пре пандемије, они су имали прилично јасно дефинисану позицију унутар event индустрије, где су били интензивније заступљени у ниши интерних/некомерцијалних, тематски врло уских и оних догађаја са ограниченим бројем учесника. Нека од типичних поља примене била су:
- Интерни корпоративни тренинзи и обуке.
- Едукације комерцијалне природе.
- Пословне консултације и састанци.
- Тим-билдинг активности унутар разуђених организација.
Презентације партнерима или клијентима.
Наравно, један део наведених функција могу да задовоље и разни телеконференцијски софтверски алати какви су MS Teams, Skype или Zoom.
Међутим, врло брзо је уочено да је за успешну организацију иоле сложенијег онлајн догађаја са већим бројем учесника неопходно поставити га на сајт који је у власништву организатора.
Хостовањем догађаја на веб-сајту могу се уклонити сва потенцијална техничка, маркетиншка и логистичка ограничења при његовој организацији. За то је неопходна координација међу особама непосредно задуженим за организацију и промоцију скупа и особама задуженим за техничке аспекте реализације. Током рада, свако од њих је одговоран за соптвени скуп задатака и одговоран за укупан успех догађаја.
Дефинисање концепта
Дефинисање концепта онлајн догађаја не разликује се посебно од припреме дешавања уживо. Нека од основних и кључних питања су:
- Кога желимо да видимо међу учесницима (предавачима, панелистима, публиком, спонзорима)?
- Какав ефекат желимо да постигнемо догађајем?
- Какво искуство желимо да створимо код учесника, нарочито публике?
- Какве користи ће публика имати уколико буде присуствовала?
- Зашто се опредељујемо за онлајн формат?
- Да ли онлајн форматом замењујемо, допуњујемо нешто што смо већ организовали као живи догађај или креирамо нови?
Пре дефинисања самог програма – агенде дешавања – требало би да одлучите да ли ће он бити искључиво онлајн или у хибридној форми.
Хибридна форма означава својство конференције, или другог облика догађања, да јој одређени учесници могу присуствовати и непосредно (уживо).
Програм чине конкретни садржаји
Главна водиља при изради програма су очекивања публике. Она махом жели да чује нешто ново, инспиративно и да комуницира с другим учесницима о темама које су им интересантне и корисне. Обезеђивање занимљивости и конкретне користи представља додатну вредност од које непосредно зависи успех догађаја.
Највећи непријатељ организације јесте досада. Стога садржај мора бити релевантан, примамљив и мора стимулисати активност. Презентације треба да буду кратке, ефектне и креативне, што се уз одабир тема постиже правилним избором говорника.
Временски распон пажње публике на онлајн конференцијама је краћи него на живим. Поред тога, живи догађаји нуде одређене квалитете који учеснике мотивишу да „издрже” до краја предавања, чак и ако им је оно у одређеној мери незанимљиво, попут дружења „на маргинама” током пауза за кафу или ручак, или слободних активности после званичног дела програма.
„Лајв” присуство подразумева и инвестицију – новца, путовања и времена, а гости су по правилу удаљени од свог радног места и дома, тако да су ту где јесу и не исплати им се да напусте догађај пре времена.
Технике одржавања пажње су различите, а експериментисање је по правилу добродошло. Драматуршки врхунци могу се смењивати на 15-ак минута, било изменама формата комуникације (модератор који стоји и кога следе панелисти који седе), било променама визуелног окружења унутар којег се програм одвија.
Предност онлајн догађаја је и могућност емитовања садржаја који су претходно снимљени. Уз адекватна техничка решења, чак и оно што се не емитује уживо може обезбедити пуну интерактивност с публиком у реалном времену.
Интерактивност као императив успеха
Успех дигиталног догађаја налази се у интерактивности. Уколико успете да мотивишете учеснике да постављају питања и учествују у дискусији, креираћете код њих искуство које ће, потом, преносити другима. Неке од препорука за обезбеђивање активног учешћа гостију су:
- Одредите тачан почетак конференције (или другог догађаја).
- На време дефинишите и објавите агенду, распоред и сатницу.
- Сатница нека буде фиксирана и линеарна.
Ови елементи доприносе страху од пропуштања нечег битног (енг. FOMO – Fear of Missing Out) и стварају осећај повезаности међу људима и ексклузивности што имају јединстену прилику да учествују.
Често коришћени формати за поспешивање интеракције онлајн догађаја су:
- Специјализоване сесије (енг. breakout session) – краће дешавање унутар већег догађаја које окупља само део укупне публике, а која води дискусију на одређену, ужу тему (у случају онлајн догађаја, путем аудио или видео укључења или текстуалног чета).
- Анкете, коментари и полемике уживо – преко одговарајућих платформи (Confiva, на пример), учесници могу гласати о некој теми, постављати питања говорнику или давати коментаре који могу бити видљиви другима.
- Постављање секције на сајту на којој се приказују релевантни коментари с друштвених мрежа, за време и након завршетка догађаја (енг. social wall).
Не заборавите: не постоје посебни технички захтеви који би ограничавали број виртуелних учесника у онлајн догађају.
Добри алати и професионалци из области дигиталне видео-продукције могу савршено да укомпонују претходно снимљене садржаје с преношењем дешавања уживо, стварајући динамичност и занимљивост догађаја, уједно обезбеђујући жељену масовност.
Посебан веб-сајт и избор домена
Веб-сајт је оптимално место на којем се ваш онлајн догађај дешава. И баш као што догађај уживо није нарочито упутно приређивати у просторијама фирме, тако не би требало ни виртуелни поставити на матични компанијски сајт.
За догађај је препоручљиво подићи посебан сајт који би служио као независна платформа, с потенцијалом и подршком за континуитет (за периодичне догађаје).
С техничког аспекта, такав сајт се може кодирати од нуле, а могу се применити и додаци (плагинови) за WordPress или неку другу CMS платформу.
Комерцијална промоција сајта/догађаја почиње од избора и регистрације назива домена.
Требало би да сам назив буде једноставан, лак за памћење и налажење путем претраживача и да изражава јасну везу с називом и природом дешавања. При одабиру доменске екстензије треба се водити локацијом циљне публике. Било да је она међународног или домаћег карактера, требало би да вам, по правилу, српска доменска екстензија .rs буде први избор. Штавише, локализација сајта и онога што се одржава на њему могу бити употребљени као посебно маркетиншко средство.
Специјализоване online event платформе и улога матичног сајта
Постоји и опција закупа и коришћења спецјализованих online event платформи. У случају да имате издашан буџет, при избору такве платформе требало би да се водите одговорима на питања:
- Да ли платформа корисницима нуди прилагођавање – персонализацију?
- Да ли пружа квалитетне опције за регистрацију учесника, пренос уживо (стриминг), интерактивне алате (поменуте у овом чланку), архиву с фајловима и материјалима којој се може накнадно приступати?
- Да ли је платформа у клауду и да ли обезбеђује квалитетно хостовање и интеграцију свих елемената онлајн догађаја?
На самом компанијском сајту би ипак требало објавити и редовно ажурирати информације о конференцији, с адекватним позивом на акцију (CTA) који би навео посетиоце да се пријаве (и плате котизацију ако је предвиђена).
Праћењем смерница за квалитетну организацију, ваш дигитални догађај може бити пун погодак за промоцију компаније, бренда или производа/услуга. Масовним преласком људи и привреде на дигитално пословање, ова маркетиншка алатка – некада доступна само великима – сада може бити уврштена у арсенал промотивних активности сваког привредног субјекта.
