Nastupanjem pandemije i donošenjem restriktivnih mera u cilju njenog suzbijanja, ovakav način rada postao je globalno dominantan u svim oblastima privrede gde je bio tehnički moguć, a to su svi poslovi koji pri svojoj realizaciji podrazumevaju izvestan stepen digitalizacije.
Prezentizam: prisustvo radi prisustva
Hodeći kroz nepoznato, poslodavcima su se, uz mnoge izazove kojima smo se bavili, pojavio još jedan: kako efikasno meriti učinak zaposlenog koji radi na daljinu i njegovu produktivnost, tj. kako izbeći zamke prezentizma (eng. presenteeism) − prisustva na radnom mestu bez osvrta na produktivnost.
Ustaljena metoda koja se, nažalost, i dalje koristi kao jedina zasniva se na evidenciji fizičkog prisustva radnika tokom radnih sati. Ona se suštinski ne razlikuje od papirnih ili elektronskih kartica kojima se zaposleni prijavljuje da ulazi u zgradu kompanije.
Softverski alati stvoreni za ove namene evidentiraju daljinsko prisustvo zaposlenog − da se on zaista nalazi kraj svog računara i nešto na njemu radi. Tradicionalan ekvivalent tome bila bi situacija gde poslodavac vidi radnika kako sedi u svojoj stolici u kancelariji. A šta on zaista radi kod svoje kuće, da li je produktivan ili, sedeći pored kompjutera i pomerajući miša s vremena na vreme, rešava ukrštenice ili paralelno kuva ručak, to softver ne može da oceni.
Kompanijske politike i ključni pokazatelji učinka
U industrijskoj (pa i svakoj drugoj) proizvodnji, produktivnost se meri jednostavno − jedinica proizvoda kroz jedinicu vremena. Ova metrika, međutim, nije optimalna za poslove na daljinu koji su nematerijalnog karaktera. Iako se i ta metrika može koristiti, daleko bolje je uvođenje parametra ishoda − ostvarenih rezultata u odnosu na zadate.
Kao poslodavac ili samostalni preduzetnik možete se opredeliti i za druge parametre ostvarenja zadataka: stepen zadovoljstva korisnika, uvećanje prodaje, povećanje posećenosti sajta i dr.
Za koje god se budete opredelili, važno je da ih prvo definišete, a potom i učinite u potpunosti jasnim svim saradnicima. Na taj način kreirate kompanijsku politiku merenja produktivnosti i ustanovljavate ključne pokazatelje učinka (eng. Key Performance Indicators − KPI) na osnovu kojih se transparentno i nepristrasno ocenjuju svačije radne performanse.
Sistematizacija KPI
Bilo bi vrlo pogrešno primenjivati iste parametre za ocenu učinka na suštinski različite poslove. Za svaki tip posla potrebno je razviti i primeniti poseban set KPI. Primera radi, parametri uspešnosti za neki standardan model biznisa iz domena elektronskog poslovanja u čijem središtu se nalazi veb-sajt mogli bi ovako da izgledaju:
- Kreator sadržaja:
- Broj blog objava
- Broj reči u blog objavama
- Parametri posete sadržaju (dužina zadržavanja na objavi, koliko puta su određene veb-stranice navedene kao izvor (linkovane) na drugim sajtovima itd.)
- Kopirajter:
- Broj napisanih promo tekstova (copies)
- Broj kreiranih odredišnih stranica (landing pages).
- SEO ekspert
- Broj kreiranih ili zadobijenih linkova
- Promena pozicije u rezultatima pretrage za određene ključne reči.
- Digitalni marketar
- Broj reklamnih kampanja
- Stepen konverzije kupaca
- Stepen lojalnosti kupaca
- Ostvareni prihodi i RUC (razlika u ceni, profit).
Korišćenje softvera za kolaboraciju i upravljanje projektima
Korišćenje softverskih rešenja za kolaboraciju i upravljanje projektima (Trello, JIRA, Slack, Asana) donosi potreban stepen preglednosti među članovima tima i praćenje njihovog trenutnog statusa u vezi sa projektnim zadatkom. Menadžer projekta sa svoje strane može momentalno da reaguje i izvrši korekcije u cilju uspešnog privođenja projekta kraju.
Sa druge strane, tek uz primenu prethodno navedenih elemenata merenja učinka alati za beleženje vremena provedenog u radu na daljinu dobijaju smisao.
Informacija o utrošenom vremenu kombinuje se sa podacima o broju završenih poslova po pojedinačnom zaposlenom i na taj način se računa njegova produktivnost.
U mnogim zemljama je ovo i zakonska obaveza u smislu poštovanja prava radnika da budu nedostupni poslodavcu van ugovorenog radnog vremena.
Kako zaposleni varaju softvere za evidenciju prisustva i radnog vremena
- Automatski pokreti miša
- Korišćenje lažno aktivnog prozora sa radnim dokumentom
- Upotreba dva monitora
- Onesposobljavanje softvera
- Predviđanje vremena za uzimanje snimka ekrana
- Daljinsko pristupanje računaru za kojim bi trebalo da sede
Značaj miljokaza i izveštavanja
Presek i „prolazno vreme” zadatog projekta obezbeđuje praćenje napretka i podnošenje redovnih izveštaja o napretku. Na taj način se eventualni problem blagovremeno uočava i lakše ga je korigovati nego da se čeka istek roka za okončanje.
Podela projekta na manje delove i merenje napretka u kontrolnim tačkama obezbeđuje podatke koji se mogu iskoristiti za buduće projekte u vidu boljeg planiranja resursa i preciznijih vremenskih okvira za realizaciju.
Zaključivanje je često vrlo jednostavno − ukoliko troje od četvoro zaposlenih završava posao na vreme, problem je u onom četvrtom; ako troje ne završi na vreme, problem je u vama (tj. u onome ko je postavio projektni zadatak).
Značaj funkcije izveštavanja raste sa složenošću organizacije. Protok informacija od izvršilaca, preko srednjeg do top-menadžmenta ne samo da treba da bude redovan i nesmetan, već i dobro strukturiran, što znači da svako u lancu treba da zna kada treba, od koga, koje podatke da primi i u kom formatu.
Onlajn i oflajn produktivnost
KOVID-19 doneo je mnoge promene na polju vršenja rada, radnih odnosa i merenja i ocene produktivnosti. Rad na daljinu koji će se, po svemu sudeći, zadržati kao norma i u doba posle pandemije, doneo je i nova svojstva odnosa između zaposlenih međusobno, kao i između radnika i poslodavaca.
Nove okolnosti, međutim, nisu uvek i nužno bolje. Rad van sedišta poslodavca uzročnik je, na primer, najvećeg pada produktivnosti ekonomije Sjedinjenih Država od 1948, od kada se ona meri.
U određenoj meri, to je rezultat opšteg popuštanja stega, koje je bilo neminovno da se pojavi sa nepostojanjem šefovskog nadzora unutar kancelarije.
Upravo zato je za uspeh na tržištu svih subjekata kojima je internet polje poslovnog delovanja neophodno jasno postaviti pravila u vezi sa radom i redovno proveravati da li se ona poštuju.
