Многи бизниси данас не могу да замисле своје пословање без свакодневног коришћења имејла. Од својих почетака па до данас, електронска пошта је прошла дуг пут. Још током 1960-их и 1970-их година, својеврсна форма имејл комуникације користила се за интерне потребе у оквиру ARPANET-а. Развојем интернета имејл је постао саставни део комуникације и размене информација читавих генерација.
Када говоримо о пословној комуникацији, имејл је важан не само интерно, у комуникацији између чланова тима, већ је незаобилазна карика и у стварању веза са потенцијалним клијентима, медијима, добављачима или инвеститорима. Начин на који неки бизнис комуницира у великој мери може одредити перцепцију и однос клијената или јавности према његовом пословању.
Поред широке распрострањености таквог начина комуникације, у домаћем пословном свету и даље је, нажалост, присутна пракса да се као званична адреса е-поште користи адреса са неког од бесплатних имејл сервиса попут Гугла или Јахуа.
Овакви имејлови могу изгледати сумњиво, јер се поставља питање власништва и поверења. Како потенцијални клијент може знати да ли особа чија је адреса е-поште, на пример, petar.petrovic@gmail.com, заиста ради у том предузећу?
Погрешно је уверење да је бесплатна адреса е-поште у вашем власништву само зато што је користите сваког дана, јер све иза знака ”@” јесте ознака стварног власника, односно фирме или корпорације која стоји иза тог назива домена (нпр. Google – Gmail).
Према истраживању које је спроведено још 2016. године, готово четвртина испитаника изјавила је да нема поверења да подели личне или пословне информације уколико је са друге стране особа са адресом е-поште која се налази на неком од бесплатних имејл сервиса. Једини начин да заиста будете власник имејл адресе јесте да поседујете адресу електронске поште на свом називу домена.
Решење – имејл на сопственом називу домена
Како је за ефикасно онлајн присуство неопходно имати регистрован назив домена и закупљен хостинг пакет, тако је и за квалитетну комуникацију изузетно значајно поседовати пословни имејл који у себи садржи назив домена фирме. Адреса е-поште попут petar.petrovic@nazivfirme.rs доприноси кредибилитету фирме и повећава укупно поверење потенцијалних корисника приликом комуникације.
Предности пословне адресе е-поште на властитом називу домена
Промоција бизниса – поседовањем адресе е-поште на сопственом називу домена врши се и (готово бесплатна) промоција бизниса. Сваки пут када се имејл пошаље, особа са друге стране је у контакту са називом бренда или фирме.
Поверење – назив домена предузећа након знака ”@” говори о томе да је власник неко ко брине о представљању свог пословања и да су особе које пишу са те адресе заправо особе које су ту запослене.
Боља организација интерне и екстерне комуникације – имејл адреса на властитом називу домена омогућава организацију система електронске поште у складу са вашом интерном организацијом.
Власништво над адресом е-поште – за разлику од имејл адресе која се налази на бесплатном имејл сервису, адреса е-поште у власништву бизниса омогућава сигурну комуникацију, без опасности да изненада остане без свог имејл налога.
Како до адресе е-поште која у себи садржи назив бизниса?
Пре одабира имејл решења који омогућава адресу е-поште на сопственом називу домена, неопходно је утврдити каква имејл услуга би одговарала потребама пословања. Можемо се сагласити да фирми која има 10 запослених и прима и шаље просечно 2.000 имејл порука месечно неће одговарати исти тип услуге као и великој компанији која броји више стотина запослених.
Стога, на одлуку о имејл решењу може утицати:
- Величина бизниса
- Број запослених
- Процена броја послатих/примљених имејл порука на месечном нивоу
- Важност имејл комуникације за свакодневно функционисање бизниса
- Потреба за посебном конфигурацијом услуге, да би одговарала потребама бизниса
У зависности од горенаведених фактора зависиће и тип услуге коју ће бизнис користити. У том погледу, можемо разликовати имејл услугу која је саставни део друге услуге, на пример, веб-хостинга, и имејл услугу посебног типа.
Пословни имејл у оквиру хостинг услуге
Са закупом веб-хостинг пакета хостинг провајдери у оквиру своје стандардне услуге пружају и могућност креирања адресе е-поште на сопственом називу домена. Процес креирања је једноставан и врши се у оквиру хостинг панела (cPanel нпр.), док број расположивих имејл налога који се могу креирати зависи од величине закупљеног пакета у оквиру веб-хостинг услуге.
Недостаци таквог имејл решења огледају се у укупном простору који је на располагању, могућностима конфигурације услуге и подешавања спам филтера. Уколико је реч о дељеном веб-хостингу, где више корисника дели укупан простор на једном серверу, може се догодити да један корисник почне да шаље велики број спам порука, што може довести до тога да се IP адреса на којој се налази сервер нађе на црној листи. Ово значи да имејл поруке свих корисника послате са тог сервера бивају означене као спам док се проблем не реши.
Ко пружа ову услугу:
Веб-хостинг провајдери
Цена:
Бесплатно (саставни део услуге веб-хостинга)
Посебна услуга имејл хостинга
Имејл хостинг представља услугу где се сви имејлови и имејл налози налазе на посебном веб-серверу који се не дели са другим корисницима. Овај тип услуге пружа више могућности у погледу простора намењеног за имејл налоге и поруке. С обзиром на то да је простор на имејл серверу намењен искључиво за е-пошту, он се не дели са другим фајловима попут веб-сајта и база података, као што је то случај када се користи имејл у оквиру стандардног веб-хостинг пакета.
Поред тога, ова услуга омогућава виши ниво безбедности, имајући у виду да провајдер који пружа услугу имејл хостинга истовремено води рачуна о несметаном функционисању сервера и свакодневно врши мониторинг услуге. За разлику од других имејл решења, овде постоји и могућност бољег управљања и подешавања имејл (спам) филтера, како на нивоу целе услуге, тако и на нивоу појединачног налога. На овај начин, могућност да важна е-пошта заврши у спаму своди се на најмању могућу меру.
Поред своје основне улоге, имејл хостинг долази у пакету са алатима који додатно могу помоћи у интерној организацији пословања. Поред електронске поште, корисницима имејл хостинг услуге на располагању су углавном и додатни алати попут календара, адресара, организатора дневних обавеза, дељених директоријума и слично. Сви ови додатни елементи могу се ажурирати и делити између чланова тима, што додатно олакшава пословање и организацију.
Како ова услуга пружа много више него што је то случај са бесплатним имејл сервисима или имејлом у оквиру веб-хостинг услуге, она има своју цену која се углавном плаћа на месечном нивоу.
Ко пружа ову услугу:
Неки од популарних и добро оцењених имејл сервиса су ProtonMail и Zoho, а ту је и GSuite (Google) и Outlook (Office 365). На домаћем тржишту постоје одређени хостинг провајдери који пружају услугу имејл хостинга.
Цена:
У зависности од потреба бизниса, цена може варирати од четири евра па до неколико десетина евра на месечном нивоу.
Закључак
Данашње пословање не може функционисати без екстерне и интерне имејл комуникације. Иако је одабир имејл решења наизглед компликован, разумевање сопствених потреба и преглед понуде на тржишту у великој мери могу олакшати избор и последично унапредити квалитет пословне комуникације.
